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行政办事即是打杂的价格何如显露?

时间:2019-11-25 23:53 来源:未知 编辑:admin

核心提示

我在一家300多人的公司做行政专员,工作汇报对象是人事经理,感觉每天的工作很忙,不仅要负责办公物品采购、发放,管理会议室,各部门的出差报销,酒店预订,还要负责文书资料...

  我在一家300多人的公司做行政专员,工作汇报对象是人事经理,感觉每天的工作很忙,不仅要负责办公物品采购、发放,管理会议室,各部门的出差报销,酒店预订,还要负责文书资料管理、接待事务,车辆安排、卫生管理,节假日员工关怀等等。每天都有不同的人随时来找我,经常工作干了一半就被打断,有的时候周末公司有同事来加班,我还要来开门,工资不高,但真是操碎了心,感觉自己就是个打杂滴,很失落。

  请问大家,我这样消极,该怎么改善呢?行政工作有前途吗?怎样体现自己的价值?

  行政怎么能是打杂的呢?做行政很难,做好的行政比做好的HR是难上加难,大伙也许问我为什么这么说,我经常会有个比喻:“如果把人力资源工作比作水,那行政工作就是空气。”空气无处不在,离了空气,人就无法生存。行政工作真的不是简单的打杂,不要把自己看轻。市场上,好的人力总监易得,好的行政总监难求。

  接着昨天的午餐的话题说,今天中午订的是真功夫,菜单是这样滴:香菇鸡腿饭,四季猪骨汤,香烤鸡翅,香滑蒸蛋,外婆菜,白灼西兰花。中午呢,我没在公司吃饭,外面跟闺蜜约了饭。大概12:40的时候,我收到我们财务管理合伙人S姐的一条微信。如下:

行政办事即是打杂的价格何如显露?

  直觉上,我这帮忙行政工作的HRD肯定又要背锅了。匆匆告别闺蜜,1:00先回到3楼的办公室,问了一下公司行政经理小W跟行政助理小李,大家对中午的餐是否有不满的反馈,俩人都一头雾水的表示,没有收到啊。我心里有了底,抓紧时间去了一楼S姐姐办公室,进门的时候S姐姐正在擦桌子,目测是刚刚用完餐,我开门见山:“S姐,今儿中午的餐不好吃?还是您吃出问题来了?”

  S姐姐说:“真功夫这家原来的餐我们没订过,但是以前我也吃过,但是,你看看,中午的菜量少,男生肯定吃不饱。那这家是大家投票的结果么?”

  我淡定的跟S姐姐说:“您之前不是让我咨询一下子公司A公司的行政,他们的餐您说订的不错,我们问了他们,她们推荐的真功夫。”

  我接着说:“我们昨天发起了投票,一共十五个套餐,请大家选出5个来,作为下周餐单,投票截止时间是今天。我们每天会对当天的菜品进行投票,票数高于80%的,我们会列入备选菜单。”

  S姐姐说:“要不这样,众口难调,让大家自己订餐,行政部贴票报销。你跟Edward汇报一下。”

  我说:“这个恐怕跟公司的原则不符,真心不能这样做。从人力角度来说,小李她的工资是最低的,订餐,就是她每天应该做的工作,如果让每个员工每天拿出时间来想自己吃什么、再下单、沟通有发票,行政部是可以避免投诉,但是公司的时间成本是很可观的。从行政角度来说,这每人的发票参差不齐,给行政部增加了额外的工作量。最后呢,行政部也不是我主管,我只是协助配合,如果汇报也是小W汇报,我会把您的意思带给小W。”

  以往,如果有订餐不好吃的情况,一般男生都会直接跟小李投诉——我们的公司文化有事直接就说出来,绝对不藏着掖着。我跟S姐姐的沟通各位就可以看出来。而且大老板Edward的意愿是北京总部45元午餐餐标,让行政部来统一订餐,不占用大家的时间。

  回到三楼办公室,我接着请小W跟小李到会议室沟通了这个情况,确认真功夫是A公司小姜推荐的,两位确认。接着,我留下了小W,把我跟S姐姐沟通的经过跟她复述了一下——毕竟她是行政部负责人。小W说:“您的答复,完全没有问题。”

  我说:“虽然‘众口难调’,但是农夫山泉有个广告词说的很对——我们不生产水,我们只是大自然水的搬运工。行政部负责订餐,包括考察供应商、试吃、大家投票,最终确定餐单。行政部提供的不是餐,而是订餐服务。这个定位一定要把握准了。另外,服务态度一定要好。行政部的心要跟咱们员工连在一起。用心工作,跟不用心工作,大家的感受是不一样的,尤其是关乎到‘吃’的这个问题。跟你分享一下,原来我在地产集团,有自己的食堂,公司里有南方员工,也有北方员工,我们专门聘请南方的大厨煲汤、做粤菜,也聘请陕西、山西的厨师做北方面食。变着法的调整餐单,大家的满意度就很高。很少有这种吃着老板的,还说不好吃的情况。现在不是大家不满意么?那就不断的充实供应餐单、不断充实供应商。让大数据说话。你也跟咱们大老板备个案,汇报一下,就说工作有不足的地方,但是行政部在努力改进。”

行政办事即是打杂的价格何如显露?

  我说:“咱们这样做就是把权力还给人民,请大家来决定,当然,选得不好,大家可以批评行政,行政用心选择供应商。摆正位置,用心做。”

  Tips:民以食为天,虽然只是一餐饭,但是对于员工的感受确实是大不一样。做事,尤其是在行政部做事,用心很重要。我总结的是要眼到、手到、心到,这个需要大家用心琢磨。

  比如订餐这件事,我们是做金融的,“以理服人”往往不如“以数服人”,于是我想到了行政部提供供应商候选,请小伙伴们投票决定下周餐单,然后当天投票决定当天菜品的好评率,高于80%以上的列入备选餐单大数据库。(小W说不投票的怎么办?我说——给权力不用,过期作废,征求过意见,不表达,那就不必再说。)最后,拿大数据说话。有的小伙伴说,姐姐,您这样做累不累啊?我说,用心工作,真心的一点也不累。

  很多做行政的小伙伴认为人力资源好呀,有含金量啊。我问怎么有含金量了?小伙伴回答,你们有六大模块,多高大上啊。殊不知,行政也可以模块化管理啊。

  一般流行做法是把行政工作分为如下几个模块:(本部分系度娘略有改动——毕竟咱不是专业做行政滴。)

  1、会务外联管理模块:秘书(助理)服务、会议管理、公文撰写、公共关系等;

  6、后勤安保管理模块:车辆管理与调配、安全管理、订餐(食堂)管理、装修管理、工位管理、钥匙管理、名片印制、卫生事务、接待预定服务、报刊信函收发等。

  其实怎么分,仁者见仁,智者见智。一般行政部掌握着公司的印鉴、用章,这样的核心管理,怎么能说行政部门是“打杂”的?这真是比窦娥还冤。我经历了那么多公司,可没见过把印鉴管理放在人力资源部的。

  Tips:也许题主的公司行政部没有这么多的工作内容,但是,题主完全可以协助部门领导把部门工作分为几个方面或模块。不善总结、复盘,永远只能是做重复性的工作,难以在本质上提升自己的工作水平。行政工作态度是第一位的,但是该有的结构性思维是更重要的。

  题主现在还年轻,说是职场菜鸟不为过,如果自己对自己的职业生涯有要求、有规划,那就敬请题主收起自己的抱怨,安心自己的工作——先打好杂再说。

  比如我们的前台小李妹妹,柔弱的80后美女,美丽不可方物,英文八级,大学毕业4年,却拿着公司最低的工资。还在前台这个位置上,没有任何突破。今天早晨,9:28分,小李妹妹飘进了公司办公室。

  小李:“我坐的公交车堵车了,在路上一个多小时,平时半小时就能到。而且我今天穿了裙子,骑不了共享单车,要不,我也可以骑车过来。”

  我:“公司不打卡,但是,不代表没有纪律跟考勤。尤其是作为行政部成员的你,还要记录公司人员考勤异常,你自己都不以身作则,你凭什么管理别人?我跟小W住得都比你远,为什么每天早晨,我们9点之前都会到?”

  小李:“那是因为你们有地铁,不堵车。”(各位三茅的姐妹,知道小李的水平了吧?)

  我:“关于考勤的事情,我已经找你私下谈了几次话了,今天把小W叫进来,希望知道这件事情的严重性。小李,如果你不想做这份工作,可以跟我讲,公司谁都不是傻瓜,个个心都跟明镜一样。当初制定弹性工作制的时候,就是相信大家不会钻空子。公司历史上,钻空子、自以为聪明的员工,最后都会被公司淘汰。迟到事小,反应的态度事大,北京是经常堵车,但是你为什么不能提前出来呢?”

  我:“我不想成为叨叨姐,为一件事情翻来覆去的讲,你如果连这件小事都管理不好自己,那我还能交给你做什么其他更加重要的事情呢?我已经不信任你了。想想你在我这里的信用度吧。

  Tips:舍、得,大舍大得,小舍小得。你想成为一个方面的专家,一定要付出1万个小时的时间。你以为偷了懒,占了公司便宜,最后吃亏的未必是公司。尤其是做行政,做事之前,先做人吧,吃亏在于不老实。

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